HappiLeap Lexikon

Source of truth

En source of truth er det sted, virksomheden har besluttet skal være den autoritative kilde…

Hvad er en source of truth?

En source of truth er den kilde, en virksomhed har besluttet skal være den autoritative og gældende version af en bestemt type information.

Hvis der findes forskellige versioner af samme oplysning, er source of truth det sted, medarbejdere og systemer skal gå hen for at finde den version, virksomheden betragter som korrekt.

Det kan eksempelvis være:

det system, hvor produktdata vedligeholdes
den godkendte prisliste
virksomhedens brand- og budskabsgrundlag
CRM-systemet for kundedata
et bestemt dokument med gældende tekniske specifikationer
en knowledge base med godkendte svar, cases og produktbeskrivelser

Begrebet kaldes ofte single source of truth, forkortet SSOT. Det betyder ikke nødvendigvis, at hele virksomhedens viden skal ligge i ét system. Det centrale er, at det er tydeligt, hvilken kilde der er autoritativ for den information, man arbejder med.

Hvorfor har virksomheder brug for en source of truth?

Problemet opstår typisk, når den samme information lever flere steder.

Et produkt kan have én beskrivelse på websitet, en anden i salgspræsentationen og en tredje i en gammel PDF. Marketing bruger ét tal. Salg bruger et andet. En ny medarbejder finder en præsentation fra sidste år og går ud fra, at den stadig gælder.

Microsoft beskriver en single source of truth som en måde at reducere duplikerede data og situationer, hvor forskellige teams arbejder med versioner, der varierer i kvalitet eller aktualitet.

I praksis handler source of truth derfor om at reducere tvivl.

Medarbejderen skal kunne svare på:

“Hvor finder jeg den gældende version af dette?”

Når svaret er tydeligt, bliver arbejdet hurtigere, og risikoen for modstridende information bliver mindre.

Hvad kan være en source of truth?

Der findes ikke ét bestemt værktøj, som automatisk bliver virksomhedens source of truth.

Det afgørende er ejerskab, governance og en fælles aftale om, hvilken kilde der gælder.

Produktinformation

Et PIM-system, ERP-system eller en produktdatabase kan være source of truth for produktnavne, varenumre, egenskaber og tekniske specifikationer.

Kundedata

Et CRM-system kan være den autoritative kilde til oplysninger om virksomheder, kontakter, pipeline og salgsaktiviteter.

Brand og kommunikation

En brand knowledge base kan være source of truth for positionering, målgrupper, tone of voice, budskaber, produktforklaringer og godkendte proof points.

Priser og kommercielle vilkår

En prisdatabase eller et bestemt system kan være det sted, medarbejdere skal bruge, når de skal finde aktuelle priser og betingelser.

En virksomhed kan derfor sagtens have flere sources of truth. Hver kilde kan eje sit eget informationsområde.

Source of truth i marketing

Marketing producerer ofte den samme grundinformation igen og igen.

Hvem hjælper vi? Hvad gør produktet? Hvordan beskriver vi værdien? Hvilke resultater må vi dokumentere? Hvordan omtaler vi en bestemt funktion?

Hvis svarene kun findes spredt i medarbejdernes hoveder, gamle slides, mails og kampagner, bliver konsistens svært at opretholde.

En tydelig source of truth kan eksempelvis definere:

virksomhedens kernefortælling
godkendte produktbeskrivelser
målgrupper og købssituationer
tone of voice
cases og dokumenterede resultater
ord og formuleringer virksomheden foretrækker
fakta, der kræver særlig præcision

Det gør source of truth relevant langt ud over databaser og IT-systemer. Det bliver en praktisk del af virksomhedens kommunikationsarbejde.

Source of truth bliver endnu vigtigere med AI

AI-systemer kan arbejde hurtigt med store mængder information. Resultatet afhænger stadig af den information, de får adgang til.

Hvis virksomhedens egne kilder modsiger hinanden, kan AI-systemet hente en gammel eller mindre relevant version.

OpenAI beskriver Company Knowledge som en måde at hente virksomhedskontekst fra flere forbundne kilder som Google Drive, SharePoint, Slack og andre systemer. Svar kan indeholde links tilbage til de anvendte kilder, og eksisterende adgangsrettigheder respekteres.

Det gør et klassisk governance-spørgsmål aktuelt igen:

Hvilken af de tilgængelige kilder skal systemet stole på?

En god source-of-truth-struktur hjælper med at gøre svaret tydeligt.

AI behøver ikke nødvendigvis én gigantisk database. Den har brug for klare, pålidelige og vedligeholdte kilder, som kan findes og bruges i den rette sammenhæng.

Hvad sker der, når en source of truth mangler?

Konsekvenserne viser sig ofte som små friktioner i hverdagen:

medarbejdere spørger hinanden om de samme oplysninger
gamle dokumenter bliver genbrugt
salgs- og marketingmateriale modsiger websitet
produktoplysninger varierer mellem kanaler
AI-genereret indhold bruger forældede formuleringer
nye medarbejdere bruger lang tid på at finde de rigtige kilder
ingen ved, hvem der har ansvar for at opdatere informationen

Problemet bliver større i takt med, at virksomheden får flere systemer, kanaler og mennesker.

AI kan forstærke den effekt, fordi en forkert oplysning hurtigt kan genbruges i mange forskellige sammenhænge.

Sådan etablerer man en source of truth

Arbejdet behøver ikke starte med et stort systemprojekt.

Vælg et informationsområde. Start eksempelvis med produktbeskrivelser, brandbudskaber eller priser.
Find de eksisterende versioner. Undersøg hvor den samme information lever i dag.
Beslut hvilken kilde der gælder. Udpeg det system eller dokument, der fremover er autoritativt.
Udpeg en ejer. Nogen skal have ansvar for, at informationen fortsat er korrekt.
Fjern eller markér gamle versioner. Det skal være svært at forveksle historisk materiale med den gældende version.
Gør kilden nem at finde. Source of truth har begrænset værdi, hvis medarbejdere ikke ved, hvor den er.
Forbind systemerne. Hvor det giver mening, bør andre værktøjer hente information fra den autoritative kilde frem for at opbygge deres egne kopier.

Microsofts data governance-materiale fremhæver blandt andet trusted source management, data lineage og klare aftaler om, hvor information skal hentes fra. De samme principper giver god mening i et mindre marketing-setup.

HappiLeap-perspektivet: Source of truth før mere content

Hos HappiLeap er source of truth især interessant, fordi mange marketingproblemer starter før selve marketingproduktionen.

Det er svært at skabe konsekvent content, hvis grundinformationen hele tiden skal findes på ny.

Inden virksomheden skruer op for AI-genereret indhold, automatisering og flere kanaler, giver det derfor mening at få styr på den viden, som produktionen skal bygge på.

Et godt udgangspunkt er at kunne svare på fire spørgsmål:

Hvad er den gældende information?
Hvor findes den?
Hvem ejer den?
Hvordan opdager vi, når den ændrer sig?

Når de svar er tydelige, bliver både menneskers og AI-systemers arbejde lettere.

Ofte stillede spørgsmål om source of truth

Skal en virksomhed kun have én source of truth?

Nej. En virksomhed kan have forskellige autoritative kilder for forskellige informationsområder. CRM kan eksempelvis eje kundedata, mens en brand knowledge base ejer godkendte marketingbudskaber.

Er SharePoint eller Google Drive automatisk en source of truth?

Nej. Et værktøj bliver først en praktisk source of truth, når virksomheden har besluttet, at bestemte oplysninger dér er autoritative, og når der findes en proces for at holde dem opdaterede.

Hvad er forskellen på source of truth og knowledge base?

En knowledge base er en struktureret samling af viden. Den kan fungere som source of truth for bestemte områder, men en virksomhed kan også have autoritative kilder i andre systemer.

Kan AI have flere sources of truth?

Ja. Moderne AI-løsninger kan hente information fra flere kilder. Det gør tydeligt ejerskab, adgangsregler og vurdering af kildernes autoritet endnu vigtigere.

Hvem bør eje virksomhedens source of truth?

Ejerskabet bør ligge hos den funktion, der har kompetence og ansvar for den pågældende information. Produktinformation kan eksempelvis ejes af produktteamet, mens brandbudskaber kan ejes af marketing.